العصف الذهني، و طربقة تحضير أحد جلساته

العصف الذهني

تعريف العصف الذهني

العصف الذهني هو تجميع سريع لكافة الأفكار التي يمكن أن تصل إليها مجموعة من الناس قبل حدوث أي مناقشة أو أخذ قرارات. يتم في هذه الجلسات تسجيل كل فكرة مهما كانت غريبة أو غير عقلانية.

الغصف الذهني ليس جديدا

على مدى عقود، تم استخدم العصف الذهني لتوليد الأفكار، والتوصل إلى حلول خلاقة للمشاكل. ومع ذلك، يجب استخدام العصف الذهني بشكل صحيح لكي يكون فعالا بشكل كامل.

كل الأفكار مسموحة

العصف الذهني يجمع الطريقة النظامية مع الاسترخاء لحل المشاكل مع التفكير الجانبي. يشجع العصف الذهني المشاركين على الخروج بأفكار و آراء يمكن، أن تكون تبدو في البداية مجنونة قليلا. بعض هذه الأفكار يمكن صياغته إلى حلول إبداعية للمشكلة، في حين أن الأقكار الأخرة يمكن أن تثير المزيد من الأفكار.

ممنوعات العصف الذهني

لذلك، أثناء جلسات العصف الذهني، يجب على المشاركين تجنب الانتقاد . الغرض من ذلك فتح الآفاق وكسر الافتراضات غير الصحيحة حول حدود للمشكلة. الحكم والتحليل في هذا المرحلة يوقف توليد الأفكار ويحد من طرق التفكير الابداعي.

بيئة مرنة

يوفر العصف الذهني بيئة حرة ومنفتحة تشجع الجميع على المشاركة. يتم الترحيب بالأفكار الغريبة ويمكن البناء عليها، ويتم تشجيع جميع المشاركين على المساهمة بشكل كامل، مما يساعد على تطوير مجموعة غنية من الحلول المبتكرة.

كيفية عمل العصف الذهني:

• الحفاظ على جو مريح. وينبغي أن تكون الاجتماعات منضبطة ولكن غير رسمية. إن كان ذلك ممكنا، يفضل اختيار مكان غير رسمي.

• إختيار العدد المناسب من المشاركين. مع العلم أن التقنية تعمل بشكل أفضل مع المجموعات من 5 إلى 7 أشخاص.

• اختيار زعيم للجلسة. مهمة الزعيم هي التحقق من أن الجميع يدرك ما يجري ولماذا.

• تحديد المشكلة بوضوح.

• توليد أكبر عدد ممكن من الأفكار.

• عدم السماح بأي تقييم أو مناقشة.

• منح الجميع فرصة متساوية للمساهمة.

• كتابة كل فكرة - بشكل واضح وحيث يمكن للجميع رؤيتها.

• عند سرد كافة الأفكار، يجب مراجعتها للتوضيح، والتأكد من فهم الجميع لكل بند. في هذه المرحلة يمكنك إستبعاد الأفكارالمكررة و التي يشعر الفريق أنها غير مناسبة.

• إجراء الجلسات في عدد من الأيام. يعطي وقتا للفريق لتقليب الأفكار في أذهانهم، وهذا غالبا ما يؤدي إلى أفكار جديدة في دورة لاحقة.

طرق العصف الذهني

بالدور:يسمح لعضو في المجموعة بفكرة واحدة وتستمرالجلسة بهذه الطريقة حتى يتسنى لشخص أخر الفرصة للإضافة إلى القائمة.

الباب المفتوح: أي مشارك لديه مساهمة يمكنه التحدث كلما يريد .

كتابة الأفكار:يتم كتابة الأفكار بدلا من ذكرها بصوت عال، ولكن على الجميع أن يكون قادرا على رؤية كل فكرة مدرجة.

أدوات التطوير المستمر للتحسين

التطوير المستمر

في بيئات العمل المضطربة اليوم يتطلع الجميع لإدخال تحسينات مستمرة في المنتجات والخدمات المقدمة و وسائل الانتاج. التغيير المستمر ضروري، ليس فقط للمحافظة على القدرة على المنافسة ولكن في كثير من الأحيان للمحافطة على إستمرار الأعمال نفسها.
وفي مواجهة هذا التحدي نحتاج إلى إعادة التفكير في وجهات نظرنا على الابتكار وكيفية تنفيذه. على وجه الخصوص، نحن بحاجة إلى التفكير مرة أخرى حول من يمكن أن يشارك في العملية. عادة ماتكون المسؤولية على عدد قليل من المتخصصين في مجال البحث والتطوير أو هندسة الإنتاج، ولكن ليس هناك سبب لأن لا يشارك معظم المتواجدين في المنظمة في المشاركة في التفكير و وتنفيذ تغييرات صغيرة على أساس منتظم.

لماذا  يتم استخدام التطوير المستمر CI؟

 يمكن استخدام أدوات التطوير المستمر لتحقيق تحسين الأداء على أي بعد للأعمال (على سبيل المثال التكاليف، والجودة، وتقليل الوقت، وما إلى ذلك) من خلال المشاركة المكثفة من القوة العاملة.

كيف يعمل؟

التحسين المستمر (CI) هو اسم عام يطلق على مجموعة من الأنشطة الرامية إلى درجة متزايدة من المشاركة بين القوى العاملة في مجال الابتكار. تمثل مصطلحا شاملا للنهج التنظيمي (المشاركة المتزايدة) بدعم من مجموعة من الأدوات المحددة. من خلال عمل تطويرات متدرجة وبتحصينات صغيرة

تقنيات محددة

ينطوي التطوير المستمر على رحلة طويلة، وبناء تدريجي للمهارات والقدرات داخل المنظمة لإيجاد المشاكل وحلها. هناك العديد من التقنيات المختلفة التي يمكن أن تساعد في هذا الهدف منها بإيجاز:

• 
  

• دورة حل المشكلات

• العصف الذهني

• رسومات السبب والنتيجة 

• نماذج جمع البيانات

• مخططات التدفق

• مخططات باريتو

• وغيرها من الأدوات

مخطط تدفق القيمة وخطوات رسمه

هي أداة تستخدم لتحسين العملية عن طريق تحديد القيمة المضافة وإزالة الهدر و هي مخطط عمليات بتبع عملية خلق القيمة و هي مخطط عمليات مضاف إليها البيانات وتشمل:

• الوقت: المعالجة و وقت الانتظار والدورات
• الجودة: عدد المرفوضات 
• المخزون
• الموارد :عدد الاشخاص و المساحة والمسافة المقطوعة
• كل ما هو مفيد لتحليل عملية

مثال لمخطط ندفق القيمة

خطوات رسم مخطط تدفق القيمة:

1. التعرف على القيمة للعملاء وتحديد العملية من خلال  "السير" للتعرف على المهام والتدفقات وتحديد القيمة المضافة وخطوات الهدر في العملية.
2. إنشاء مخطط تدفق القيمة  "الحالة الحالية" :  جمع البيانات عن الموارد والوقت والجودة في كل خطوة.
3.  تحليل الخريطة لتحديد فرص التحسين:  تحديد الاختناقات وغيرها من عوائق التدفق وعمل عصغ ذهني للأفكار للقضاء على الهدر وإضافة قيمة.
4. إنشاء مخطط "الحالة المستقبلية" وهي تصوير للحالة التالية المطلوبة والوقعية.
5. إنشاء خطط عمل لتطبيق الحالة المستقبلية.

مفهوم الكانبان في التصنيع السحبي وشروطه

ما هو الكانبان KAN-BAN؟

كلمة كانبان تعني لوحة باللغة اليابانية. وهي أداة بصرية التي تتيح لفريق العمل رؤية العمل الجاري جرفيا و يتفاعل معه بناء على الإشارات البصرية. كلمة KAN تعني 'بطاقة'  و BAN تعني "إشارة". في نظام الكانبان النموذجي، هناك بطاقات وصناديق ومنصات وإشارات بصرية أخرى والتي تسمح لفريق العمل بمعرفة الوضع الحالي لسير العمل، وكمية المواد في النظام.

مثال كانبان

حقائق:

يعتبر الكانبان نظام سحبي، بينما يعتبر تخطيط الموارد ERP/MRP نظام إنتاج دفعي، حيث يتم دفع المخزون في المستودع  "كمخزون أمان" للتعامل مع التقلبات في الطلب نتيجة التوقعات المتغيرة.

الكانبان إشارة العمل:

• الكانبان هو إشارة مرسلة من مركز العمل إلى مورد والذي بدوره يطلب إجراءات محددة. إذا تلقى مركز العمل طلب لإنتاج 5 أجزاء سوف ينتج ويشحن فقط 5 أجزاء، لا أكثر ولا أقل.
• الكانبان هو إشارة للأنتاج حيث يخبر مركز العمل ماذا ينتج ومتي ينتج
• إذا لم يتلقى المورد الكانبان لا يفعل شيئ و لا ينتج شيئا و لا ينقل شيء و لايخزن شيء.
• يضبط الكانبان وتيرة النظام بالكامل من خلال ربط مراكز العمل مع بعضها

لكي يعمل النظام السحبي بشكل صحيح، هناك 8 قواعد يجب الالتزام بها:

• يمنع بناء أي سقف سابق للكانبان
• يمنع نقل أي مواد بدون الكانبان
• لا يجب تمرير أي عيب
• مايدخل أولا يخرج أولا
• العملاء هم من يسحبون المواد
• فقط المادة النشطة هي ماتبقى في مركز العمل
• كل شيء يجب أن يكون له مكان، وكل يجب أن يكون في مكانه
• يجب تقليل عدد الكانبان لكشف القيود

نظرة عامة على التصنيع السحبي Pull Manufacturing

التصنيع السحبي (Pull Manufacturing) هي منهجية تصنيع حيث تسيطر نهاية العملية على الانتاج .  يقلل التصنيع السحبي من الهدر عن طريق الحد من الإفراط في الإنتاج والمخزون بطريقة منظمة 

Pull System

يهدف التصنيع السحبي  إلى: 

• خفض المخزون من خلال السيطرة على القدرة

• زيادة الإنتاجية من خلال تحديد الاختناقات

• أفضل مزيج من المنتجات من خلال تحسين التوازن الخطي

• السماح بالكشف عن القيود  والقضاء عليها

 المبدأ الأساسي للنظام السحبي هو أن لا يجب القيام بأي نشاط  إلا عند الحاجة إليه.

-لا ينبغي إنتاج أي مواد في أي مكان إلا إذا كانت مطلوبه من أسفل الخط، وفي نهاية السلسلة بواسطة العملاء الخارجيين

(الغرض من هذه القاعدة هو منع تراكم المخزون غير المطلوبه في شكل مواد تم إنتاجها، ولكن ليست هناك حاجة إليها)

-لا يتم نقل المواد إلا إذا كانت مطلوبة في وجهتها

(المواد التي يتم شحنها بدون طلب تنهك مركز الأعمال المستقبل و يدفع بإنتاج المزيد من المواد غير الضرورية.)

-لا يتم تخزين المواد لفترات طويلة من الزمن، وتستخدم دائما قبل أن يتم تخزينها لوقت أكبر

(كل ما يتم إنتاجه هو استثمار للوقت والمال، كل ما تم تخزينه لفترة أطول كلما إستغرق وقت أطول في تحقيق العائد على الاستثمار وفي المتوسط سوف يأخذ مساحة ويمكن أن يخفي مشاكل الجودة)

-كل مركز عمل لديه كمية من المخزون، ولا يجوز الإنتاج إلا إذا تم إستهلاك البعض.

(تجبر هذه القاعدة مراكز العمل على إنتاج المواد المطلوب فقط.)

أهمية نظام 6 سيجما لعالم الأعمال

منهجية 6 سيجما

أفضل من إدارة الجودة الشاملة

يعد نظام نظام ستة سجما أفضل بكثير من تقنيات أخرى مثل إدارة الجودة الشاملة. منظومات الأعمال التي توظف إدارة الجودة الشاملة تركز فقط على تحقيق مستويات جودة محددة مسبقا، وهو بالتأكيد يحسن الكفاءة ولكن لا يسمح للمنظومة بتحقيق الإمكانات الكاملة. نظام ستة سيغما يختلف، حيث إنه يركز على إدخال تحسينات نوعية متسقة حتى يتم تحسين العمليات التجارية بشكل كامل. في أقرب وقت وعندما يتم التوصل إلى مستوى جودة معين، تتحول المنظومة للتركيز على تحقيق مستويات أخرى من الجودة. وتستمر العملية برمتها حتى يتم تحسين جميع العمليات التجارية بشكل كامل.

نظام قائم على البيانات

منهجية ستة سيجما تشدد على استخدام الأدوات والأساليب الإحصائية لتحسين الجودة وخفض العيوب. الاعتماد على الحقائق الثابتة والأرقام يضمن  أن القرارات المأخوذة مهم كانت سيكون لها التأثير المرجو منها تلقائيا على جودة السلع أو الخدمات وكفاءة العمليات التجارية. قد يكون مدير الإنتاج الخبيرالشخص المناسب لاتخاذ قرارات تحسين الجودة ولكن إذا تمت هذه القرارات فقط على أساس الحدس والأفكار المسبقة، فإن القرارات قد لا يكون لها الأثر المطلوب، خصوصا إذا كانت المهمة لإجراء تعديلات في عملية معقدة. 

المساعدة على زيادة رضا العملاء و الولاء

وهناك سبب آخر لزيادة شعبية وأهمية ستة سيجما بإستمرار هو أنها تساعد حقا عندما يتعلق الامر بالتعامل مع المنافسة المتزايدة بشكل كبير في عالم الأعمال اليوم. وقد أدركت منظومات الأعمال في جميع أنحاء العالم أنه من أجل التغلب على المنافسة، عليها تقديم منتجات ذات جودة أفضل أو خدمات لعملائها، وهذا ايضا بأسعار تنافسية.
بذلك تمكن منهجية ستة سيجما منظومات الأعمال من تحقيق الهدف المذكور أعلاه، مما يؤدي في نهاية المطاف إلى قدر أكبر من رضا العملاء ويساعد في تحقيق ولاء العملاء. 

تواجد مجموعة موالية من العملاء يمثل دائما عاملا مهما لأية شركة لأنه يضمن تدفق مستمر من الإيرادات حتى في حالات الهبوط الدوري في هذه الصناعة.
زادت أهمية نظام ستة سيجما  في العقدين الأخيرين، ومن المتوقع أن تزيد أكثر في السنوات المقبلة مع نزايد عدد الشركات المدركة لفوائدها. ومن المتوقع أن تحافظ الستة سيجما على هيمنتها على كل تقنيات التحسين النوعية الأخرى الموجودة لأنها مرنة ويمكن تعديلها لتتناسب مع المتطلبات الجديدة للشركات و التي قد تطرأ في المستقبل القريب. 

ماهو التاكت تايم وأهميته TAKT Time

يشير مصطلح التاكت تايم الحد الأقصى للوقت للمطلوب لإنتاج منتج معين لتلبية طلب من العملاء. ويأتي هذا المصطلح من الكلمة الألمانية "takt،" والتي تعني "النبض". وفقا لطلب العملاء، يخلق التاكت النبض أو الإيقاع لجميع العمليات في الأعمال لضمان التدفق المستمر والاستفادة من القوى(على سبيل المثال، الإنسان والآلة).

لماذا نحن بحاجة لـ TAKT Time ؟

التاكت تايم ليس مجرد مقياس زمني - إنها طريقة تفكير مختلفة تماما لتشغيل العمليات.

• يضمن التاكت تايم التخطيط والاستفادة من جميع القوى في الأعمال التجارية وتلبيية الطلب الكلي للعملاء. وبشكل عام، فإن التاكت تايم يساعد على تقديم المنتج المناسب وفي الوقت المناسب وفي الكمية الصحيحة للعميل. على الرغم من أنه يمكن تحقيق هذه الأهداف بدةن التاكت تايم. مع ذلك، فإن هذا قد يؤدي إلى الكثير من الهدر في الإنسان والآلة.

• يخلق التاكت تايم نبضا مستمرا عبر العمليات، وهذا من شأنه تسليط الضوء فور على مشاكل القدرات ومشاكل التزامن بين العمليات و مشاكل الجودة والكثير.

يوضح هذا المثال أن هناك عميل سيطلب المنتج كل 9 دقائق. ومع ذلك، قد ترغب في إنتاج الوحدة في وقت أقل من 8 دقائق من أجل استيعاب أي تغيرات في العمليات من أعطال أو مشاكل الجودة و غيرها. 

خمس خطوات من أجل مكان عمل منظم

ما هي تقنية 5S؟

تقنية 5S تهدف إلى تكوين مكان عمل منظم جيدا يكتمل بوجود ضوابط ونظام البصري. هذا يعني بيئة لديها "مكان لكل شيء وكل شيء في مكانه، ومتوفر عندما تحتاج إليه". تنتج تقنية 5S  مكان نظيف و مرتب وأمن ومنظم للعمل.

يشير إختصار 5S إلى 5 كلمات باليابانية التي تشير إلى التدبير الإداري الجيد. ويتم ترجمتها تقريبا إلى.

• الفرز
• الترتيب وفقا لنظام
• التلميع
• التوحيد المقاييس 
• المحافظة والاستدامة

تقنية 5S ليست مجرد حملة لتنظيف والتنظيم، بل هي نظام  يتيح للأفراد العمل بشكل أكثر كفاءة. ويتطلب هذا النظام:

• المثابرة والتصميم
• القدرة على رؤية ما هو مهم
• الانتباه للتفاصيل

شرح الخطوات الـ 5 لتقينة 5S:

"الفرز"

تعني إزالة كل العناصر التي ليس هناك حاجة إليها في العملية الإنتاجية أو المكتبية  الحالية.

• الفرز يعني الابقاء فقط على العناصر الضرورية
• في حالة عدم التأكد يمكن الابقاء عليها بعيدا

"الترتيب وفقا لنظام"

ترتيب العناصر اللازمة بحيث يمكن الوصول إليها بسهولة ووصفها بحيث يمكن لأي شخص العثور عليها.

"التلميع"

كنس وتنظيف منطقة العمل. والغرض الرئيسي هو الحفاظ على كل شيء في الحالة المثلى بحيث يكون كل شيء جاهز عندما يحتاج شخص إلى استخداه. تنظيف منطقة العمل يتيح الفرصة لتفقد المعدات والأدوات والمواد وظروف العمل بصريا.

"التوحيد"

تعريف ما هي الحالة "الطبيعية" لمنطقة العمل. تحديد كيفية تصحيح الأوضاع "غير الطبيعية". المعيار يجب أن يكون سهل الفهم والتواصل (كمثال، الضوابط البصرية).

"المحافظة والاستدامة"

هذا يعني تنفيذ حلول لمعالجة الأسباب الجذرية لمشاكل تنظيم منطقة العمل. يجب أن يكون جميع الموظفين مدربين تدريبا جيدا ويتم إستخدام تقنيات إدارة البصرية.

الفرق بين الانتاج الرشيق و التطوير المستمر

سمعنا لاحقا عن الانتاج الرشيق والتطوير المستمر وعلى الرغم من أن كلا الشيئين يظهر أنهما متقاربين لكن هذا ليس ضروريا.

ماهو الانتاج الرشيق؟

الانتاج الرشيق هو نظام يهدف إلى حذف الهدر أو التقليل والتحكم في الانتاج بهدف رفع الكفأة و الربحية وتقديم قيمة للعميل في نهاية المطاف. هذا يعني تحسين المرونة و شحذ العمليات الانتاجية وزيادة الانتاج مع خفض التكالبف في نفس الوقت.

ماهو التطوير المستمر؟

التحسين المستمر هو نظام يدرس عملية إنتاج حالية ويبحث عن طرق للتحسين تدريجيا في عملية الإنتاج. على الرغم من التغيرات الفردية قد لا تبدو ذات تأثير كبير، ولكن مجموعة من الغييرات تعني تغيرا كبيرا وتحسنا في عملية التصنيع. من خلال السير على خطوات مدروسة صغيرة، بمسار عمل يومي.

هذه الطريقة تسمح بالتحسين بدون المخاطرة بعمل قفزة تعديلية كبيرة دفعه واحدة في محاولة لتحقيق نفس التأثير.

بناء على ذلك، ما هو الفرق بين الانتاج الرشيق و التطوير المستمر؟

يركز الانتاج الرشيق على إزالة الهدر. يمكن تحقيق هذا عادة  بقرار من الإدارة لتحقيق هذه الأهداف - على سبيل المثال، تقليل عدد العمالة أو استخدام عمال أقل مهارة. قد تكون هذه الاستراتيجية موفرة للتكاليف على المدى القصير، إلا أنها ليست استراتيجية مناسبة على المدى الطويل. هذه القرارات، بدعوى "الانتاج الرشيق"، يمكن أن تؤدي إلى تحميل موظفي الإنتاج أحمال زائدة أو عمليات زائدة نتيجة العمالة غير المدربة. هذا يمكن أن يؤدي إلى توترات وصراعات بين فرق الإدارة والإنتاج.

التحسين المستمر يميل إلى أن يبدأ من الأسفل تدريجيا إلى الأعلى. من خلال تشجيع ودعم موظفي الإنتاج لتحديد وإيجاد حلول لتحقيق تحسينات في عملية الانتاج، وهذا مفيد من عدة نواحي. أولا، يشعر موظفوا الإنتاج أنهم أكثر قيمة وأن صوتهم مسموع، مما يخلق جسرا بين فريق الانتاج وفريق الإدارة. ثانيا، عندما يتم تنفيذ توصياتها، فإن هذا يعطي الموظفين شعورا بالفخر أنها حققت تحسنا للشركة. وهناك سبب آخر لصالح نظام التحسين المستمر هو أن الموظفين الإنتاج  يميلون أكثر للإستماع إلى التغيير من أقرانهم، ومن يعرفون أن لديهم معرفة مباشرة في عملية الإنتاج.

الانتاج الرشيق و مفهوم القيمة وأنواع الهدر

يتلخص مفهوم الانتاج الرشيق حول نقطتين أساسيتين:

• تحقيق رضاء العميل عن المنتجات

• تعظيم الربحية بالاضافة للنقطة الأولى

كل ماهو بداخل الانتاج الرشيق يركز على تلك الأهداف ويكون رضا العميل في الصدارة دائما. كل شيء يتم تطبيقه، يجب أن يقدم "قيمة" للعميل وما هو خلاف ذلك يعد هدرا. دائما مالا يرغب به العميل ليس هناك حاجه إليه.
أحد وسائل تحصيل "القيمة" تكون بتقليل الهدر والذي يترجم بعد ذلك إلى تقليل التكاليف. كل نشاط يضيف تكلفة على المنتج من دون إضافة قيمة يسمى "هدرا"

يمكن أن يحدث الهدر في أي جزء من العملية."المودا"هو مصطلح باليابانية يكافيء الهدر و الذي ينقسم إلى سبعة أنواع:

توضيح لأنواع الهدر "مودا"

• نقل المواد

• التخزين

• إنتقال الأشخاص

• الانتظار

• المعالجة الزائدة

• الانتاج الزائد

• عيوب المنتج

لماذ نتخلص من الهدر؟

لأن الربح= سعر البيع - التكاليف، والسعر يتم تحديده من السوق وإذا إرتفع السعر ستفقد العملاء ولو قل السعر ستفقد كذلك العملاء من الذين يظنون أن هناك عيبا في المنتج. من هنا فإن الطريق الأفضل لتحسين الربح تكون بتقليل التكاليف وذلك يكون بالتخلص من أنواع الهدر المختلفة.