حل المشكلات بواسطة نماذج A3

نماذج A3 

مقدمة عن نماذج A3 

لكي تنجح أي شركة ، يجب أن تسعى جاهدة لتحسين الجودة والكفاءة وكذلك بناء ثقافة حل مشكلات التحسين المستمر. تد تقارير A3 أداة مفيدة للغاية لحل المشكلات والتحسين المستمر. كانت تستخدم لأول مرة من قبل شركة تويوتا واكتسبت شعبيتها سريعا في الأعمال اليوم.

 يجب أن تبدأ الشركات في النظر إلى المشكلات على أنها فرص للتحسين. تسمح نماذج تقارير A3 بتحديد خطوات تحديد المشكلة وتوضيحها وتحليلها وحلها بالكامل على ورقة واحدة.

ما هي منهجية حل المشكلات A3

الاسم "A3" مشتق فعليًا من حجم ورق أوروبي قياسي مماثل لـ 11* 17 بوصة. يعتمد تقرير A3 على أسلوب خطط ، نفذ ، تحقق ، وصحح (PDCA). يشار إلى هذه العملية أحيانًا باسم عجلة ديمنج أو دائرة ديمنج. تعتمد تقارير A3 على هذهالعملية بشكل اساسي لحل المشكلات والتحسين المستمر.

لقراءة التفاصيل : دورة ديمنج (خطط - نفذ - تحقق - صحح)

لماذ نستخدم تقارير A3

تتضمن بعض أدوات حل المشكلات في الغالب صفحات كثيرة من المعلومات ومخططات ورسوم بيانية متعددة وتقارير طويلة. لذلك تتميز نماذج تقارير A3 بسهولة توصيل جميع المعلومات المرتبطة مع التأثير البصري بشكل أكثر فعالية . 

في حين أن تقرير A3 أداة اتصال فعالة ، إلا أنه في الواقع أكثر قيمة كأداة لحل المشكلات والتفكير النقدي يمكن استخدامها لدفع عجلة التحسين المستمر. تساهم تقارير A3 عقلية حل المشكلات / التحسين المستمر داخل أعضاء الفريق المشاركين. هي أداة ممتازة للمديرين والمشرفين لتبادل تقنيات حل المشكلات مع فرقهم. 

طريقة استخدام تقارير A3

ليس هناك "سحر" في الخطوات التي يتخذها قالب حل المشكلات وفقا لنموذج A3 الذي تتعامل مع الفرق. هذه الخطوات هي في الأساس:

• تحديد المشكلة أو الحاجة
• فهم الوضع الحالي / الحالة و تحديد الاهداف
• إجراء تحليل السبب الجذري
• العصف الذهني / تحديد التدابير المضادة
• وضع خطة تنفيذ التدابير المضادة
• التحقق من النتائج - والتحديث

الأهداف الذكية S.M.A.R.T

عند تحديد أهداف للعمليات أو الأعمال الواجب تحقيقها، من المهم أن تكون هذه الأهداف واضحة ومكتوبة جيدًا بنطاق عمل محدد. على هذا المنوال، يمكن للموظفين والمديرين معرفة بالضبط ما الذي يجب أن يتم تحقيقه. اختصار SMART هو  لوصف تحديد هدف ومعيار تواصل يمتلك الخصائص التالية:

الأهداف الذكية S.M.A.R.T 

ماهي شروط S.M.A.R.T في الهدف المراد تحقيقه؟

أن يكون الهدف:
محددا: أن تكون محددا بوضوح ويرجع إلى حقائق فعلية وأرقام ملموسة.
قابلا للقياس: يجب أن تكون النتائج أو الهدف قابلة للقياس بوحدات أو بأي طريقة أخرى دقيقة.
يمكن تحقيقه: يجب أن يكون الهدف قابلاً للتحقيق، ويجب ألا يكون شيئًا بعيد المنال أو طموحًا جدًا. إذا كان الهدف طموحًا جدًا ولم يتحقق أبدًا ، فقد تتأثر معنويات الموظفين.
واقعيا: يجب أن يكون الهدف واقعياً فيما يحدده لتحقيقه من خلال الموارد المتاحة والإطار الزمني.
محدد بوقت: يجب أن يكون للهدف تاريخ استحقاق بموعد محدد. يجب أن يكون الخط الزمني أو الموعد المحدد للهدف واقعيًا وقابلًا للتحقيق.

مثال على هدف S.M.A.R.T 

تخفيض إجمالي الهدر اليومي بوحدة الأطنان من خط الإنتاج 3 بنسبة 20٪ بحلول نهاية هذه السنة المالية خلال 6 أشهر ، من 2 طن يوميًا إلى 1.6 طن يوميًا.

عندما يتم تحديد الأهداف بواسطة طريقة S.M.A.R.T ،  فإنها توفر صورة محددة لما يجب تحقيقه وتساعد في تحديد الاتجاه والموارد التي تحتاجها العمليات و فريق التحسين المستمر لتحقيق الأهداف المنشودة.

دورة ديمنج (خطط - نفذ - تحقق - صحح)

ما هي دورة ديمنج أو دورة (خطط - نفذ - تحقق - صحح) PDCA؟

تم تطوير دورة PDCA وهي اختصار لي Plan -Do - Check -Act، التي تسمى أحيانًا PDSA واستبدال خطوة (فحص) بدراسة أو Study أو "عجلة ديمنج" أو "Deming Cycle" ، من قبل مستشار الإدارة الشهير الدكتور ويليام ديمينج في الخمسينيات. وأطلق عليها العالم ديمينج نفسه اسم  "دورة شيوارت" ، حيث استند نموذجه إلى فكرة من معلمه والتر شيوارت.

أراد ديمنج إنشاء طريقة لتحديد سبب فشل المنتجات في تلبية توقعات العملاء. يساعد هذا الحل الشركات على تطوير فرضيات حول ما يجب تغييره ، ثم اختبارها في حلقة تقييم مستمرة.

عجلة ديمنج هي منهج تكراري من أربع مراحل لتحسين العمليات أو المنتجات أو الخدمات باستمرار ، ولحل المشكلات. وهو ينطوي بشكل منهجي على اختبار الحلول الممكنة ، وتقييم النتائج ، وتنفيذ الحلول التي أثبتت نجاحها.

المراحل الأربع هي:

• خطط: تحديد المشكلة أو الفرصة وتحليلها
• نفذ: اختبار الحل المحتمل ، من الناحية المثالية على نطاق صغير ، وقياس النتائج.
• تحقق/ دراسة: دراسة النتيجة ، وقياس الفعالية ، وتحديد ما إذا كانت الفرضية مدعومة أم لا.
• صحح: إذا كان الحل ناجحًا ، فقم بتنفيذه.

1 - مرحلة التخطيط

أولاً ، تحتاج إلى تحديد وفهم مشكلتك ، أو الفرصة التي ترغب في الاستفادة منها. وتحديد حل محتمل

2- مرحلة التنفيذ

بمجرد تحديد حل محتمل ، يمكن اختباره بمشروع تجريبي صغير الحجم. سيتيح لك ذلك تقييم ما إذا كانت التغييرات المقترحة ستحقق النتيجة المرجوة ، مع الحد الأدنى من المخاطرة. على سبيل المثال ، يمكنك تنظيم تجربة داخل إحدى الإدارات أو في منطقة جغرافية محدودة أو مع مجموعة معينة.

أثناء تشغيل المشروع التجريبي ، اجمع البيانات لإظهار ما إذا كان التغيير قد نجح أم لا. سوف يستخدم هذا في المرحلة التالية.

3 - مرحلة التحقق

في هذه المرحلة ، تقوم بتحليل نتائج مشروعك التجريبي مقابل التوقعات التي حددتها في الخطوة 1 لتقييم ما إذا كانت الفكرة قد نجحت أم لا. إذا لم تنجح ، فستعود إلى الخطوة 1. إذا نجحت ، فانتقل إلى الخطوة 4.

قد تقرر تجربة المزيد من التغييرات ، وتكرار مرحلتي التنفيذ والتحقق ولا ترضى عن حل أقل من مرض. انتقل إلى المرحلة النهائية فقط عندما تكون سعيدًا حقًا بنتيجة التجربة.

4 - مرحلة التصحيح

هذا هو المكان الذي تنفذ فيه الحل. لكن تذكر أن دورة ديمنج (خطط - نفذ - تحقق - صحح) هي حلقة وليست عملية ذات بداية ونهاية. هذا يعني أن تواصل البحث عن طرق لجعل العملية أفضل لمؤسستك أو لعملائك.

متى يمكن استخدام دورة ديمنج؟

يمكن في اطار هذه العجلة تحسين أي عملية أو منتج عن طريق تقسيمه إلى خطوات أصغر. وهذا فعال بشكل خاص من أجل:

• المساعدة في تنفيذ مبادرات إدارة الجودة الشاملة أو ستة سجما ، والمساعدة بشكل عام على تحسين العمليات. 
• استكشاف مجموعة من الحلول للمشاكل ، وتجريبها بطريقة يمكن السيطرة عليها قبل اختيار إحداها للتنفيذ. 
•  تجنب إهدار الموارد من خلال طرح حل غير فعال على نطاق واسع.

يمكنك استخدام النموذج في جميع أنواع بيئات العمل ، بدءًا من تطوير المنتجات الجديدة وإدارة المشروعات والتغيير إلى دورة حياة المنتج وإدارة سلسلة التوريد.

توصيات من أجل تطبيق ناجح لوسائل تنظيم منطقة العمل الخمسه (الجزء الأول)

نافشنا في موضوع سابق وسائل تنظيم منطقة العمل الخمسه 5S وفي هذا الموضوع سنستكمل الحديث عنها.

للعودة للموضوع السابق

 يهدف تطبيق هذه المنهجيه بشكل عام إلى:

• تقليل التكاليف

• رفع الانتاجية

• رفع مسوى الأمان في بيئة العمل

وللتأكد من نجاح تطبيق تلك المنهجية بالصورة المرغوبة هناك بعض التوصيات:

• إبدأ على مستوى صغير:

إختر الأماكن المستهدفة في البداية - ضيق الخيارات وفقا للتكلفة والحاجه و المخاطر والأمان - النجاح على المستوى الصغير يرفع مستوى الثقة والاستمرار

• تأكد من توافر الامدادات المطلوبة

الملصقات والعلامات - أشرطة لاصقة وملونه - لوحات مظللة - صناديق - حاملات و أي مستلزمات ضرورية

• تقديم التدريب المناسب

توضيح تعريف كيف يمكن أن يكون مكان العمل نظيفا - إستخدام صور بعد وقبل لإظهار التقدم في المشروع -

• إستخدام الأمثلة

على المشرفين على العمليه فهم أساسيات 5S وعليهم الاستعداد لشرح و حل اي مشكلة متصاعدة - على الأدارة أن يكون لديها أنظف أماكن العمل و أكثرها تنظيما 

• حدد توقعاتك بوضوح

حدد مهام و أدوار محددة متوقعه في النظام - يجب التأكيد على انهاء المهمات وتوضيح أهمية ذلك 

مخطط SIPOC

مخطط SIPOC هو أداة تستخدم من قبل فريق لتحديد جميع العناصر ذات الصلة في مشروع تحسين العملية قبل بدء العمل. عادة ما يستخدم في مرحلة القياس من مراحل منهجية ستة سيجما DMAIC الخمسة (التعريف والقياس والتحليل والتحسين والتحكم) . وهو مشابه لمخطط العملية، ولكنها يوفر تفاصيل إضافية.

الـ SIPOC هي اختصار لـ: الموردون - المدخلات - العمليات - المخرجات - العملاء  وتعرف أيضا باسم COPIS.

في أبسط المستويات، يشير هذا الاختصار إلى:

المورد: الموردين داخليا / خارجيا لهذه العملية.
المدخلات: مدخلات لهذه العملية. يمكن أن تشمل هذه المعلومات، والأشكال والمواد والخ
العملية: الوسائل التي تحول المدخلات إلى مخرجات من أجل تلبية احتياجات العميل.
المخرجات: عملاء داخلا / خارجا لهذه العملية.

لماذا يستخدم SIPOC ؟

• مخطط SIPOC هو قالب لتعريف العملية، قبل رسمها، وقياسها أو تحسينها.

• يساعد في تحديد حدود المشكلة التي يجري تحليلها.

• هي طريقة منظمة لمناقشة عملية والحصول على توافق خلال اجتماع / جلسة.

• توفر تمثيل مرئي للمشكلة.

ما هي الصيانة الإنتاجية الشاملة TPM

يمكن اعتبار الصيانة الانتاجية على أنها العلوم الطبية للآلات. الصيانة الإنتاجية الشاملة (TPM) هي برنامج صيانة ينطوي على مفهوم حديث للحفاظ على المعدات. والهدف من هذا البرنامج هو عمل زيادة ملحوظة في الإنتاج و في نفس الوقت، زيادة معنويات الموظفين والرضا الوظيفي.

الصيانة الإنتاجية الشاملة تركز على الصيانه كجزء ضروري و حيوي من الأعمال التجارية.قي هذه الحاله لا ينظر إليها على أنها نشاط غير هادف للربح. يتم جدولة الصيانة كجزء من اليوم الانتاجي و في بعض الحالات، تعتبر جزءا لا يتجزأ من عملية الانتاج. والهدف من ذلك هو تقليل حالات ال\واريء والصيانة غير المجدولة إلى الحد الأدنى.

تهدف الصيانه الانتاجية الشامله إلى:

• تقليل الهدر في بيئة الاقتصادية متغيرة سربعة التغير.
• الانتاج من دون تقليل جودة المنتج.
• خفض التكاليف.
• البضائع المرسله إلى العملاء يجب أن تكون خالية من العيوب.

العمليات ذات التدفق المستمر

فهم التدفق المستمر

العملية ذات التدفق المستمر هي طريقة إنتاج تهدف إلى تحريك المنتج كوحدة واحدة في كل خطوة من خطوات العملية، بدلا من معالجة المنتج على وحدات كما دفعات لكل خطوة. الرسم أدناه يساعد على توضيح الفرق. في العمود الأيسر، يمكنك ان ترى عملية قياسية معتمدة على الدفعات. تتم كل خطوة دفعات، كل خطوة تتألف من دفعة واحدة. في العمود الأيمن نرى دفعة وحدة تسير خلال تدفق، وتكرر العملية عدة مرات حسب الضرورة. قد يبدو أن هذا يستغرق وقتا أطول، ولكن في الواقع تكون أكثر كفأة من ناحية الوقت. 

بالنسبة لمعظم التطبيقات، التدفق المستمر يوفر الوقت والجهد والتكاليف. عندما ينفذ بشكل صحيح، فإن إستخدام التدفق المستمر:

• يقلل من الهدر.
• يوفر المال عن طريق خفض تكاليف المخزون والنقل.
• يزيد الإنتاجية - إكمال وحدات أكثر في وقت أقل.
• يحسن الجودة من خلال التسهيل وتصحيح الأخطاء الفوري.
• تخفيض النفقات العامة من خلال زيادة الاستقرار وتقليل الانتطار.
• التكيف مع احتياجات العملاء بشكل أكثر فعالية من المعالجة دفعة واحدة.

عزل الخطاء أو بوكا يوكي

تهدف طريقة عزل الخطأ بتنفيذ آلية تأمين من الفشل لمنع عملية معينة من إنتاج العيوب. هذه العملية تعرف أيضا بالمصطلح الياباني بوكا يوكي، كلمة بوكا تعنى (أخطاء غير مقصودة) و يوكي (التجنب).

الفلسفة الكامنة وراء عزل الخطأ هو أنه من غير المقبول حتى انتاج عدد قليل جدا من العيوب، والطريقة الوحيدة لتحقيق هذا الهدف هو منع الأخطاء من الحدوث من البداية.

جوهر عزل الخطأ، هو أن يكون التدقيق بنسبة 100٪ عند المصدر بدلا من المراحل المتقدمة في الخط، بعد أن يكون قد تم إضافة قيمة إضافية (هدر). تحقيق المستويات العالية من الكفأة في العملية يتطلب هذا النوع من التركيز على الوقاية بدلا من الكشف بعد حدوث الخطأ.

أمثلة على عزل الخطأ من الحياة اليومية:

• عند إغلاق ملف في الكمبيوتر، يطلب من نظام التشغيل، إذا كنت تريد حفظ عملك أولا لمنع فقدان الملفات من غير قصد.
• ميزة التدقيق الإملائي على برنامج معالجة الكلمات.
• غسالات الملابس التي لا تعمل إلا عند اغلاق الغسالة
• أبواب المصاعد التي تغلق فقط عن فراغ الحيز أمامها لمنع الاصابات
• القواطع الكهربائية في المنازل والتي تمنع الحرائق و الأحمال الزائدة

أمثلة على عزل الخطأ في الصناعة:

• المعناطيس في تغليف الحبوب لكشف و ازالة المعادن قبل التغليف
• الستائر الضوئية لكشف تواجد الأشخاص بجوار المعدات الخطرة واغلاقها
• وسائل الحماية الشخصية الملونة في الصناعات الغذائية لسهولة الكشف في حالة سقوطها في الأغذية
• أستخدام حاويات قياسية لسهولة معرفة الكمية بدون الوزن وقياس الأحمال
• حصائر الأمان القريبة من المعدات الخطرة والتي توقفها بمجرد مشي أي شخص عليها

تكلفة الجودة الجزء الأول

تنقسم تكلفة الجودة الى قسمين أساسيين:

تكلفة الجودة السيئة وتؤثر على:

التكاليف الداخلية والحارجية الناتجة من عدم مواكبة المتطلبات

تكلفة الجودة الجيدة وتؤثر على:

تكلفة الاستثمار في منع عدم المطابقة مع المواصفات و تكلفة تقييم المنتج أو الخدمة للمطابقة مع المتطلبات

تكلفة الجودة السيئة تشمل: تكاليف الفشل الداخلية

تكاليف الفشل الداخلي هي التكاليف التي تنتج عن منتجات أو خدمات غير مطابقة للمتطلبات أو احتياجات العملاء وتظهر قبل تقديم المنتجات والخدمات للعملاء الخارجيين. لكن قد تؤدى كذلك إلى عدم رضى العميل. أوجه القصور تحصل بسبب أعطال في المنتجات وعدم الكفاءة في العمليات. ومن الأمثلة على ذلك تكاليف:

• إعادة العمل
• التأخير
• إعادة تصميم
• النقص
• تحليل الفشل
• إعادة الاختبار
• التوقفات
• الافتقار إلى المرونة والقدرة على التكيف

تكلفة الجودة السيئة تشمل: تكاليف الفشل الخارجية

تكاليف الفشل الخارجي هي التكاليف التي تنتج عن أوجه القصور المكتشفة بعد تسليم المنتجات والخدمات إلى العملاء الخارجيين، مما يؤدي إلى استياء العملاء. ومن الأمثلة على ذلك تكاليف:

• الشكاوي
• إعادة إصلاح السلع والخدمات 
• ضمانات
• الخسائر الناجمة عن إنخفاض المبيعات
• التكاليف البيئية

يتبع...

مخطط باريتو والهدف منه

مخطط باريتو هو شكل خاص من الرسوم البيانية ذات الأعمدة التي تستخدم لعرض الأهمية النسبية للإختلافات بين مجموعات من البيانات. عالم الاقتصاد باريتو (1848-1923) قام بدراسة مستفيضة حول التوزيع غير العادل للثروة ووضع العديد من النماذج الرياضية لتحديد هذا التوزيع. في أواخر عام 1940، قام الدكتور جوران، بتطبيق "مبدأ التوزيع غير المتكافئ" باريتو و المعروفة أكثر باسم قاعدة 80/20، إلى ظاهرة "القلة الحيوية" و "الأكثرية التافهة". والنتيجة مخطط "باريتو."

أهمية مخطط باريتو

مخطط باريتو من الأدوات المفيدة جدا لتركيز الاهتمام و الموارد على النواحي ذات المشكلة "كبيرة".  من مرة واحدة يتم جمع البيانات، و يمكن ببساطة فرز الأرقام في تسلسل إما تصاعدي أو تنازلي.  الجانب الأيسر من المحور العمودي لمخطط باريتو للتردد ، المحور الجانب الأيمن من المخورالعمودي لمخطط باريتو هو النسبة المئوية التراكمية، وتتم تسمية المحور الأفقي للمخطط باريتو بأسماء مجموعة من المتغيرات.

يجيب مخطط باريتو على السؤال الأكثر تداولا، "ما هي النواحي التي تسبب معظم الصعوبات في العملية المحددة؟"

خرائط التدفق Flow Charts

ماهي خرائط التدفق؟

مخطط التدفق هو رسم بياني يوضح الأنشطة في العملية.

لماذا تستخدم خرائط التدفق؟

يمكن لمخطط التدفق ان يوضح الكثير عن العملية والأنشطة المعنية على سبيل المثال هل جميع الأنشطة ضرورية بالفعل؟ ما هي عناصر التحكم في المكان؟

خرائط التدفق أداة مفيدة لاستخدامها عند تحسين عملية، وخصوصا عند التخطيط لجمع البيانات أو تنفيذ حل. أنها يمكن أن تستخدم أيضا لتوثيق عملية جديدة أو لمقارنة عملية حالية مع عملية "مثالية".

خرائط التدفق أداة تواصل جيدة - باستخدام الرموز القياسية سوف يستطيع الجميع فهم العملية.

ماهو مخطط السبب والتأثير ومتى يمكن إستخدامه

لمعرفة المعلومات السابقة عن مخطط السبب والتأثير عليك زيارة الرابط التالي

مخطط السبب والتأثير أو مخطط هيكل السمكة

ما هو؟

طريقة التحليل بمخطط المشكلة والتأثير  هي تقنية لتحديد الأسباب المحتملة للمشكلة أو تأثيراتها. تستخدم هذه التقنية مخطط للمسببات و الأثار لتسجيل الأسباب المحتملة المقترحة

متى يمكن إستخدامها؟

تستخدام هذه الأداة عندما نريد تحديد سبب تأثير. قد يكون هذا التأثير مشكلة أو تأثير مرغوب فيه - عندما يكون هناك شيء مرغوب فيه من المفيد معرفة سبب ذلك حتى تتمكن من تحقيق ذلك مرة أخرى.

مخطط السبب والتأثير أو مخطط هيكل السمكة

مخطط السبب والتأثير 

كما يسمى "هيكل السمكة مخطط"، وهو تمرين قائم على المشاركة يستكشف الروابط بين الآثار والأسباب المحتملة للمشكلة. تساعد هذه الأداة أي مجموعة في حل مشكلة وتبين أن المشاكل يمكن أن يكون لها عدد من الأسباب.

للمتابعة عن ماهو مخطط السبب والتأثير أو مخطط هيكل السمك ومتي يمكن إستخدامه 

العصف الذهني، و طربقة تحضير أحد جلساته

العصف الذهني

تعريف العصف الذهني

العصف الذهني هو تجميع سريع لكافة الأفكار التي يمكن أن تصل إليها مجموعة من الناس قبل حدوث أي مناقشة أو أخذ قرارات. يتم في هذه الجلسات تسجيل كل فكرة مهما كانت غريبة أو غير عقلانية.

الغصف الذهني ليس جديدا

على مدى عقود، تم استخدم العصف الذهني لتوليد الأفكار، والتوصل إلى حلول خلاقة للمشاكل. ومع ذلك، يجب استخدام العصف الذهني بشكل صحيح لكي يكون فعالا بشكل كامل.

كل الأفكار مسموحة

العصف الذهني يجمع الطريقة النظامية مع الاسترخاء لحل المشاكل مع التفكير الجانبي. يشجع العصف الذهني المشاركين على الخروج بأفكار و آراء يمكن، أن تكون تبدو في البداية مجنونة قليلا. بعض هذه الأفكار يمكن صياغته إلى حلول إبداعية للمشكلة، في حين أن الأقكار الأخرة يمكن أن تثير المزيد من الأفكار.

ممنوعات العصف الذهني

لذلك، أثناء جلسات العصف الذهني، يجب على المشاركين تجنب الانتقاد . الغرض من ذلك فتح الآفاق وكسر الافتراضات غير الصحيحة حول حدود للمشكلة. الحكم والتحليل في هذا المرحلة يوقف توليد الأفكار ويحد من طرق التفكير الابداعي.

بيئة مرنة

يوفر العصف الذهني بيئة حرة ومنفتحة تشجع الجميع على المشاركة. يتم الترحيب بالأفكار الغريبة ويمكن البناء عليها، ويتم تشجيع جميع المشاركين على المساهمة بشكل كامل، مما يساعد على تطوير مجموعة غنية من الحلول المبتكرة.

كيفية عمل العصف الذهني:

• الحفاظ على جو مريح. وينبغي أن تكون الاجتماعات منضبطة ولكن غير رسمية. إن كان ذلك ممكنا، يفضل اختيار مكان غير رسمي.

• إختيار العدد المناسب من المشاركين. مع العلم أن التقنية تعمل بشكل أفضل مع المجموعات من 5 إلى 7 أشخاص.

• اختيار زعيم للجلسة. مهمة الزعيم هي التحقق من أن الجميع يدرك ما يجري ولماذا.

• تحديد المشكلة بوضوح.

• توليد أكبر عدد ممكن من الأفكار.

• عدم السماح بأي تقييم أو مناقشة.

• منح الجميع فرصة متساوية للمساهمة.

• كتابة كل فكرة - بشكل واضح وحيث يمكن للجميع رؤيتها.

• عند سرد كافة الأفكار، يجب مراجعتها للتوضيح، والتأكد من فهم الجميع لكل بند. في هذه المرحلة يمكنك إستبعاد الأفكارالمكررة و التي يشعر الفريق أنها غير مناسبة.

• إجراء الجلسات في عدد من الأيام. يعطي وقتا للفريق لتقليب الأفكار في أذهانهم، وهذا غالبا ما يؤدي إلى أفكار جديدة في دورة لاحقة.

طرق العصف الذهني

بالدور:يسمح لعضو في المجموعة بفكرة واحدة وتستمرالجلسة بهذه الطريقة حتى يتسنى لشخص أخر الفرصة للإضافة إلى القائمة.

الباب المفتوح: أي مشارك لديه مساهمة يمكنه التحدث كلما يريد .

كتابة الأفكار:يتم كتابة الأفكار بدلا من ذكرها بصوت عال، ولكن على الجميع أن يكون قادرا على رؤية كل فكرة مدرجة.

أدوات التطوير المستمر للتحسين

التطوير المستمر

في بيئات العمل المضطربة اليوم يتطلع الجميع لإدخال تحسينات مستمرة في المنتجات والخدمات المقدمة و وسائل الانتاج. التغيير المستمر ضروري، ليس فقط للمحافظة على القدرة على المنافسة ولكن في كثير من الأحيان للمحافطة على إستمرار الأعمال نفسها.
وفي مواجهة هذا التحدي نحتاج إلى إعادة التفكير في وجهات نظرنا على الابتكار وكيفية تنفيذه. على وجه الخصوص، نحن بحاجة إلى التفكير مرة أخرى حول من يمكن أن يشارك في العملية. عادة ماتكون المسؤولية على عدد قليل من المتخصصين في مجال البحث والتطوير أو هندسة الإنتاج، ولكن ليس هناك سبب لأن لا يشارك معظم المتواجدين في المنظمة في المشاركة في التفكير و وتنفيذ تغييرات صغيرة على أساس منتظم.

لماذا  يتم استخدام التطوير المستمر CI؟

 يمكن استخدام أدوات التطوير المستمر لتحقيق تحسين الأداء على أي بعد للأعمال (على سبيل المثال التكاليف، والجودة، وتقليل الوقت، وما إلى ذلك) من خلال المشاركة المكثفة من القوة العاملة.

كيف يعمل؟

التحسين المستمر (CI) هو اسم عام يطلق على مجموعة من الأنشطة الرامية إلى درجة متزايدة من المشاركة بين القوى العاملة في مجال الابتكار. تمثل مصطلحا شاملا للنهج التنظيمي (المشاركة المتزايدة) بدعم من مجموعة من الأدوات المحددة. من خلال عمل تطويرات متدرجة وبتحصينات صغيرة

تقنيات محددة

ينطوي التطوير المستمر على رحلة طويلة، وبناء تدريجي للمهارات والقدرات داخل المنظمة لإيجاد المشاكل وحلها. هناك العديد من التقنيات المختلفة التي يمكن أن تساعد في هذا الهدف منها بإيجاز:

• 
  

• دورة حل المشكلات

• العصف الذهني

• رسومات السبب والنتيجة 

• نماذج جمع البيانات

• مخططات التدفق

• مخططات باريتو

• وغيرها من الأدوات

ماهو التاكت تايم وأهميته TAKT Time

يشير مصطلح التاكت تايم الحد الأقصى للوقت للمطلوب لإنتاج منتج معين لتلبية طلب من العملاء. ويأتي هذا المصطلح من الكلمة الألمانية "takt،" والتي تعني "النبض". وفقا لطلب العملاء، يخلق التاكت النبض أو الإيقاع لجميع العمليات في الأعمال لضمان التدفق المستمر والاستفادة من القوى(على سبيل المثال، الإنسان والآلة).

لماذا نحن بحاجة لـ TAKT Time ؟

التاكت تايم ليس مجرد مقياس زمني - إنها طريقة تفكير مختلفة تماما لتشغيل العمليات.

• يضمن التاكت تايم التخطيط والاستفادة من جميع القوى في الأعمال التجارية وتلبيية الطلب الكلي للعملاء. وبشكل عام، فإن التاكت تايم يساعد على تقديم المنتج المناسب وفي الوقت المناسب وفي الكمية الصحيحة للعميل. على الرغم من أنه يمكن تحقيق هذه الأهداف بدةن التاكت تايم. مع ذلك، فإن هذا قد يؤدي إلى الكثير من الهدر في الإنسان والآلة.

• يخلق التاكت تايم نبضا مستمرا عبر العمليات، وهذا من شأنه تسليط الضوء فور على مشاكل القدرات ومشاكل التزامن بين العمليات و مشاكل الجودة والكثير.

يوضح هذا المثال أن هناك عميل سيطلب المنتج كل 9 دقائق. ومع ذلك، قد ترغب في إنتاج الوحدة في وقت أقل من 8 دقائق من أجل استيعاب أي تغيرات في العمليات من أعطال أو مشاكل الجودة و غيرها. 

خمس خطوات من أجل مكان عمل منظم

ما هي تقنية 5S؟

تقنية 5S تهدف إلى تكوين مكان عمل منظم جيدا يكتمل بوجود ضوابط ونظام البصري. هذا يعني بيئة لديها "مكان لكل شيء وكل شيء في مكانه، ومتوفر عندما تحتاج إليه". تنتج تقنية 5S  مكان نظيف و مرتب وأمن ومنظم للعمل.

يشير إختصار 5S إلى 5 كلمات باليابانية التي تشير إلى التدبير الإداري الجيد. ويتم ترجمتها تقريبا إلى.

• الفرز
• الترتيب وفقا لنظام
• التلميع
• التوحيد المقاييس 
• المحافظة والاستدامة

تقنية 5S ليست مجرد حملة لتنظيف والتنظيم، بل هي نظام  يتيح للأفراد العمل بشكل أكثر كفاءة. ويتطلب هذا النظام:

• المثابرة والتصميم
• القدرة على رؤية ما هو مهم
• الانتباه للتفاصيل

شرح الخطوات الـ 5 لتقينة 5S:

"الفرز"

تعني إزالة كل العناصر التي ليس هناك حاجة إليها في العملية الإنتاجية أو المكتبية  الحالية.

• الفرز يعني الابقاء فقط على العناصر الضرورية
• في حالة عدم التأكد يمكن الابقاء عليها بعيدا

"الترتيب وفقا لنظام"

ترتيب العناصر اللازمة بحيث يمكن الوصول إليها بسهولة ووصفها بحيث يمكن لأي شخص العثور عليها.

"التلميع"

كنس وتنظيف منطقة العمل. والغرض الرئيسي هو الحفاظ على كل شيء في الحالة المثلى بحيث يكون كل شيء جاهز عندما يحتاج شخص إلى استخداه. تنظيف منطقة العمل يتيح الفرصة لتفقد المعدات والأدوات والمواد وظروف العمل بصريا.

"التوحيد"

تعريف ما هي الحالة "الطبيعية" لمنطقة العمل. تحديد كيفية تصحيح الأوضاع "غير الطبيعية". المعيار يجب أن يكون سهل الفهم والتواصل (كمثال، الضوابط البصرية).

"المحافظة والاستدامة"

هذا يعني تنفيذ حلول لمعالجة الأسباب الجذرية لمشاكل تنظيم منطقة العمل. يجب أن يكون جميع الموظفين مدربين تدريبا جيدا ويتم إستخدام تقنيات إدارة البصرية.

الفرق بين الانتاج الرشيق و التطوير المستمر

سمعنا لاحقا عن الانتاج الرشيق والتطوير المستمر وعلى الرغم من أن كلا الشيئين يظهر أنهما متقاربين لكن هذا ليس ضروريا.

ماهو الانتاج الرشيق؟

الانتاج الرشيق هو نظام يهدف إلى حذف الهدر أو التقليل والتحكم في الانتاج بهدف رفع الكفأة و الربحية وتقديم قيمة للعميل في نهاية المطاف. هذا يعني تحسين المرونة و شحذ العمليات الانتاجية وزيادة الانتاج مع خفض التكالبف في نفس الوقت.

ماهو التطوير المستمر؟

التحسين المستمر هو نظام يدرس عملية إنتاج حالية ويبحث عن طرق للتحسين تدريجيا في عملية الإنتاج. على الرغم من التغيرات الفردية قد لا تبدو ذات تأثير كبير، ولكن مجموعة من الغييرات تعني تغيرا كبيرا وتحسنا في عملية التصنيع. من خلال السير على خطوات مدروسة صغيرة، بمسار عمل يومي.

هذه الطريقة تسمح بالتحسين بدون المخاطرة بعمل قفزة تعديلية كبيرة دفعه واحدة في محاولة لتحقيق نفس التأثير.

بناء على ذلك، ما هو الفرق بين الانتاج الرشيق و التطوير المستمر؟

يركز الانتاج الرشيق على إزالة الهدر. يمكن تحقيق هذا عادة  بقرار من الإدارة لتحقيق هذه الأهداف - على سبيل المثال، تقليل عدد العمالة أو استخدام عمال أقل مهارة. قد تكون هذه الاستراتيجية موفرة للتكاليف على المدى القصير، إلا أنها ليست استراتيجية مناسبة على المدى الطويل. هذه القرارات، بدعوى "الانتاج الرشيق"، يمكن أن تؤدي إلى تحميل موظفي الإنتاج أحمال زائدة أو عمليات زائدة نتيجة العمالة غير المدربة. هذا يمكن أن يؤدي إلى توترات وصراعات بين فرق الإدارة والإنتاج.

التحسين المستمر يميل إلى أن يبدأ من الأسفل تدريجيا إلى الأعلى. من خلال تشجيع ودعم موظفي الإنتاج لتحديد وإيجاد حلول لتحقيق تحسينات في عملية الانتاج، وهذا مفيد من عدة نواحي. أولا، يشعر موظفوا الإنتاج أنهم أكثر قيمة وأن صوتهم مسموع، مما يخلق جسرا بين فريق الانتاج وفريق الإدارة. ثانيا، عندما يتم تنفيذ توصياتها، فإن هذا يعطي الموظفين شعورا بالفخر أنها حققت تحسنا للشركة. وهناك سبب آخر لصالح نظام التحسين المستمر هو أن الموظفين الإنتاج  يميلون أكثر للإستماع إلى التغيير من أقرانهم، ومن يعرفون أن لديهم معرفة مباشرة في عملية الإنتاج.